Assistente amministrativo - Part-Time

IL Coral Gables Museum cerca un assistente amministrativo part-time altamente organizzato e attento ai dettagli per fornire un supporto essenziale alle operazioni quotidiane del museo. Il candidato ideale possiede ottime capacità amministrative, eccellenti capacità comunicative, competenza in QuickBooks ed esperienza nella pianificazione del personale. Questo ruolo richiede una persona proattiva, in grado di gestire più attività in modo efficiente e di contribuire a creare un ambiente museale positivo e professionale. Responsabilità: Supporto amministrativo generale: Fornire supporto amministrativo generale, tra cui rispondere al telefono, gestire la corrispondenza e accogliere i visitatori. Gestire e organizzare i fascicoli e i registri dell'ufficio, sia fisici che elettronici. Pianifica appuntamenti e gestisci calendari. Assistere nella preparazione di relazioni, presentazioni e altri documenti. Ordina e mantieni le forniture per ufficio. Gestire la posta in entrata e in uscita e le consegne. Amministrazione finanziaria: Utilizza QuickBooks per gestire i conti da pagare e da ricevere. Elaborare fatture e pagamenti. Riconciliare gli estratti conto bancari. Generare report finanziari secondo necessità. Aiutare nel monitoraggio del budget e nella gestione delle spese. Mantenere registrazioni finanziarie accurate. Pianificazione del personale: Creare e gestire gli orari del personale part-time a ore, garantendo un'adeguata copertura per le attività del museo. Tieni traccia della disponibilità del personale e delle richieste di ferie. Comunicare tempestivamente al personale eventuali cambiamenti di programma. Tenere registri accurati delle ore lavorate dal personale. Coordinarsi con i responsabili di reparto per garantire livelli di personale adeguati. Supporto al museo: Assistere nel coordinamento e nella preparazione dell'evento. Fornire supporto ai programmi e alle attività del museo. Assistenza nell'inserimento dati e nella gestione del database. Assistere nell'inserimento e nella gestione dei dati degli iscritti. Altri compiti: Svolgere altre mansioni assegnate dal Direttore esecutivo del museo. Titoli di studio: È richiesto il diploma di scuola superiore o equivalente; è preferibile una laurea triennale o specialistica. Minimo di 2 anni1 di esperienza amministrativa.2 La competenza in QuickBooks è obbligatoria. Esperienza nella programmazione di personale part-time a ore. Ottima conoscenza della suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). Eccellenti capacità organizzative e di gestione del tempo. Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale.3 Capacità di lavorare in autonomia e in team. Attenzione ai dettagli e precisione. Capacità di mantenere la riservatezza. Costituisce titolo preferenziale l'interesse per la storia e le arti. La conoscenza bilingue inglese/spagnolo costituisce un plus. Condizioni di lavoro: Si tratta di una posizione part-time con orario flessibile. Il lavoro si svolge in un ambiente d'ufficio museale.